Surat resmi? Dalam bahasa Inggris? Tolong…

Posted on May 6, 2006. Filed under: Kursus bahasa Inggris |

Siapa yang pernah berteriak seperti itu di dalam hati, harap angkat tangan.
*Angkat tangan tinggi-tinggi dengan semangat*

Menulis surat memang tidak gampang. Terserah mau surat cinta, surat ijin tidak masuk sekolah karena sakit, surat ijin lainnya, dan sebagainya. Saya ingat bagaimana kedua orang tua saya selalu mengerutkan dahi ketika harus menulis surat ijin bagi anak-anaknya. Bagi mereka yang suka meremehkan profesi sekretaris harus cepat berbenah diri. Surat menyurat memerlukan keahlian tersendiri, terlebih lagi untuk membuat surat resmi. Tugas sekretaris tidaklah segampang yang terlihat di permukaan.

Surat resmi memiliki format tertentu, dan menuntut penggunaan kalimat-kalimat khusus seperti kalimat pengantar dan penutup, kalimat ucapan terima kasih, permintaan maaf, permohonan, dan berbagai jenis kalimat lainnya. Dalam bahasa ibu saja saya sering kewalahan, bayangkan menderitanya saya sewaktu diharuskan menulis surat dalam bahasa Inggris. Prosesnya pasti dipenuhi menulis, hapus, menulis, hapus, kucek-kucek kepala, lihat-lihat contoh surat, kucek-kucek kepala, periksa kamus, dan akhirnya berteriak….I hate writing letters!

Dan ternyata saudara-saudari, saya bukan satu-satunya yang harus bergulat dengan kata dan kalimat setiap harus menulis surat. Beberapa teman kantor saya pun sering mengeluh ketika harus mengirim surat resmi dan penting kepada orang yang tidak dikenal. Biasanya kita pun jadi bergotong royong, menulis surat bersama-sama. Saling memberikan saran kalimat yang harus digunakan.

Jadi, pentingkah bagi kita untuk bisa menulis surat formal dan sopan dalam bahasa Inggris? Jawaban saya: Ya, sangat.

Dalam pekerjaan saya selama ini, saya sering harus berurusan dengan surat menyurat. Tidak hanya harus menulis, tapi juga harus menerima dan membalas berbagai surat. Saya terus terang cukup terkaget-kaget ketika menerima surat yang tidak bisa dikatakan resmi, terlebih lagi sopan. Padahal sudah jelas kalau tujuan surat-menyurat tersebut dalam suatu kerangka yang cukup formal. Biasanya yang menulis kurang indah ini adalah mereka yang bukan English speaker.

Contohnya:

hello there..my name is X,from Y. And i
have some question about Z:
1. When is the deadline?
2. What’s the criteria?
3. can u send me the application form?
that’s all for now,thanks

Sewaktu saya membaca surat ini, saya langsung geleng-geleng kepala. Ini sih namanya menjatuhkan citra diri sendiri. Mungkin maksudnya ingin menulis surat yang singkat dan padat, tapi yang ada malah tidak karuan. Saya pun hanya bisa mengelus dada dan membalas dengan sopan berbagai pertanyaan tersebut.

Kalau ada yang ngeles, “ahh..wajar dong. Kan namanya bukan bahasa Ibu”; bukan berarti penulis tersebut tidak bisa dan perlu berusaha untuk bisa menulis dengan baik dan benar. Untung yang membaca orangnya seperti saya, bukan English speaker dan baik hati (hayyah). Kalau yang membaca adalah English speaker yang sangat perhatian akan detil, surat seperti ini bisa langsung dihapus dan tidak akan dibalas. Si penulis pun jadi kehilangan kesempatan untuk melamar apapun itu yang ingin dia ajukan lamaran.

Oleh sebab itu, kali ini saya mau coba berbagi ilmu yang saya dapat dari penderitaan saya selama 2 tahun lebih dalam surat menyurat. Siapa tahu bisa bermanfaat. Kita tidak pernah tahu kapan kita harus menulis surat resmi dalam bahasa Inggris.

Tips pertama:
Selalu gunakan kalimat pengantar dan salam penutup yang baku.
Untuk kalimat pengantar cukup gunakan: Dear Mr. atau Dear Ms.
Bila kita tidak tahu siapa yang akan menerima surat tersebut, misalnya mengirim ke alamat email umum suatu instansi bisa gunakan Dear Madam, Dear Sir,

Untuk salam penutup, saya paling senang menggunakan Sincerely yours,, sangat sopan. Tapi kalau misalnya surat menyuratnya sudah berlangsung berulang kali dengan orang yang sama, kita bisa menggunakan Best regards, atau cukup dengan Best,

Tips kedua:
Jangan lupa untuk berterima kasih.
Kalimat penutup andalan saya biasanya: I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.
Kalimat ini memberitahukan kepada sang penerima surat kalau kita menunggu jawabannya atas permintaan kita di surat, dan kita mengucapkan banyak terima kasih sebelumnya. Sangat sopan bukan?

Untuk mengucapkan terima kasih secara umum, bisa juga menggunakan: Thank you for your kind help.

Tips ketiga:
Memohonlah dengan sopan.
Caranya gampang sekali, cukup dengan menggunakan kalimat berpola: I would be very grateful if you could … Tinggal isi titik-titiknya dengan permohonan yang ingin diajukan. Sopan dan langsung ke tujuan.

Atau contoh dari koala manolo (lihat komentar), If you could …, it would be most appreciated. Isi titik-titiknya dengan permintaan.

Tips keempat:
Jangan pernah menggunakan singkatan, simbol pengganti kata, atau kata yang bernuansa non-formal.
Jadi tulislah it is, bukan it’s. Jangan menulis a la ABG dengan menggunakan angka 4 untuk for (saya pernah menerima surat yang menggunakan ini. Hampir jatuh dari kursi rasanya) atau u untuk you; dan tulislah thank you dengan baik dan benar.

Tips kelima:
Tulislah nama dengan lengkap. Kalau bisa cantumkan afiliasi di bawah nama. Tanda tangan seperti ini sangat penting, apalagi bila kita menulis surat dalam kapasitas kita sebagai pegawai kantor tertentu.

Tips keenam:
Gunakan huruf besar dan tanda baca dengan baik. Huruf kecil memang imut, tapi dalam surat lebih penting menunjukkan kemampuan kita dalam menggunakan tata bahasa dengan baik dan benar, daripada menunjukkan jiwa kita yang mencintai keunikan.

Kalau kita menggunakan tips singkat ini kepada contoh surat di atas, maka hasilnya menjadi sebagai berikut:

Dear Madam, Dear Sir,

I am X, from Y. I am interested in Z.

I would be very grateful if you could inform me the application deadline and eligibility. I wonder if you could also send me the application form. If it is not possible, I would be thankful if you could inform me where I can find it.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

X

Bagaimana? Berbeda bukan?

Tetap singkat dan padat, tapi lebih formal dan sopan. Sang penerima surat pun akan merasa tertuntut untuk menjawab surat seperti ini. Paling tidak dalam kasus saya. :)

P.S. Contoh surat dari nana a.k.a Koala Manolo di bawah juga cantik sekali. Patut untuk disimpan dalam arsip dan digunakan setiap saat ketika dibutuhkan. :)

Make a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

64 Responses to “Surat resmi? Dalam bahasa Inggris? Tolong…”

RSS Feed for Another try Comments RSS Feed

dear ms. koala,

i hope this letter finds you well. the reason for my writing this letter is to compliment your post on how to write a formal yet not so boring letter. it is good.

by the way, do you by any chance have any tutorial on how to get good shoes at competitive pricing scheme? If you do, it would be most appreciated if you could share it with me.

thanking you already now in anticipation of your usual kind assistance.

with personal best regards,

koala manolo

Koala manolo…iseng deh dikau. Ini menyindir atau…hihihi.

Tips belanja barang keren tapi murah ada ‘na. Dikumpulin dulu, baru ditulis. Kan biar sekaligus.

Makasih contoh suratnya ‘na. Tak dirujuk ya..hehehe. :)

Je vous prie d’accepter mes meilleurs voeux.

No?

lol

Pipit, langage texto diapplikasikan ke email (apalagi urusan bisnish) memang sangat mocccche, super degeu quoi.

Dear Ms. YouKnowWho

I am really interested to this post. I desperately need someone who can help me to accomplish my “never-finished” love letter. Having read your post, I think you are the one.

Thank you and I would appreciate immensely if you could help me by any means.

Sincerely,

Mr. Desperate Letter

Being picky: “Sincerely yous,”

Good article ;)

Macchi: Kalau dalam bahasa perancis kata penutupnya banyak sekali, dan jauh lebih sopan dan rumit.

Contoh yang paling gue suka:
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinquées.

Kalau mau yang lebih gampang tinggal pakai:
Avec mes meilleures salutations.

Kalau suratnya ngasih tahu suatu info, tinggal pakai:
En vous remerciant d’en prendre bonne note, nous vous souhaitons une
agréable fin de journée.

Bhq: Aduh, kalau untuk surat cinta tak terselesaikan saya angkat tangan. Menyerah. Minta tolong sama yang puitis, jangan sama saya yang sudah kebanyakan baca buku kuliah..hihihi. :)

Mahli: Oopps, didn’t see that one. If I can excuse myself, this posting was written on midnight. Concentration was preety low during that time..hihi.

Will be corrected right away. :)

Pipit ma pote

saya blm pernah nulis korespondensi resmi french – sangat flowery – terutama untuk standard anglosakson.

italian pun sedikit lebih sedikit “bunganya”

mungkin itu salah satu efek ia menjadi bhs diplomasi beberapa abad lamanya -duluuuuuuuuu, skrg tdk lagi. hehe le pauvre m. chirac, he gets upset when people talk the anglo tongue!

^^

dulu waktu saya masih bocah sekolah, urusan surat-menyurat ke pihak asing diurus bapak saya. surat pertama, waktu sd, dengan anak jerman. surat kedua, ke wwf, minta buklet dan dikasih. lha sekarang saya gak bisa minta tolong bapak saya karena dia sudah gak ada…

Adduhh… tipsnya ngebantu banget. Thanks ya. Aduuhh… tulis yang lebih banyak lagi dong ttg hal2 kayak gini…. :p

Macchi: Untunglah dikau tidak perlu menulis surat dalam bahasa Perancis. Saya biasanya langsung menyerah pasrah dan nelpon ibu mertua minta tolong. :)

Kere Kemplu: Turut berduka cita Om. Ah…senangnya punya ayah yang sangat pandai seperti ayah Om Kere Kemplu. Jadi sekarang giliran Om dong untuk menulis surat. :)

Stania: Kembali. Menulis yang kayak begini yang mana?..hihihi. Terima kasih sudah sudi mampir ke sini. :)

bagus banget postingannya. bener2 m’bantu bagi yg mo bikin surat resmi dlm b. inggris. btw, saya mo nanya nih…gmn cara bikin surat resmi yang pake (dibagian atas surat): No.
Lamp.
Hal.
trus dibagian bawah surat ada kata2: Tembusan Yth. ( Kaya’ surat resmi b’bahasa indonesia). ato surat resmi b. inggris gak ada pake hal2 yg kaya’ gitu?. thanks banget atas jawabannya.

a good site..tulisa2nnya sangat berguna bagi pencari kerja

salam

http://www.jutawanplus.com

mbak, makasih ya…tulisannya sangat membantu saya…

wow, keren blognya

thx udah mo sharing ilmunya

Kl bisa di sharing cara belajar bahasa Inggris buat yg gak suka ikut kursus bahasa Inggris seperti saya :-)

Tolong juga dimuat contoh-contoh suratnya ya mbak.

gracias

Very helpful. Especially for people with very limited time like me. :P

thread yang sangat membantu, saya sangat berterima kasih atas tulisan ini……..semoga kebaikan anda dibalas dengan kebaikan yang lebih mulia

penulisan yang benar,
1. Attention Mr.x atau
2. Attention to Mr.X
3. atau With the attention to Mr.X

thank you.

this site provides helps for writing an official letter

when a help is requested, will the help be promptly provided?
thank you.

Ini adlh web yg sngt bgz untk ank skolah terutama untuk ank SMA.
So…
LAngSuNg ConToH SUrAtx Aj…
G UsH TiPs BgO……. :-P

biasa ja kalee

thank juga deh buat semuanya..tapi biasa aja kalee

Thaks, dengan contohnya,.
Sopan nggak yaa klo kita nulis..
I am itus. from..
I will be very gratefull if you remember me

Terima kasih semuanya.

@Mufid.

Untuk tebusan, cukup menggunakan cc:(Nama) di bawah tanda tangan.
Di website ini ada contoh business letter yang sangat lengkap: http://jobsearchtech.about.com/od/letters/l/bl_block_p.htm

@ Bapak Soebagio. Maaf baru bisa membalas sekarang.

Yang benar adalah To the attention of Mr/Mrs.
Kalau menulisnya di amplop, bisa cukup mencantumkan
Attention: (Nama) atau Attn: (Nama)
Di dalam surat, dengan menggunakan Dear (Nama) juga sudah cukup sopan.

@Alone. Tujuan untuk tips ini untuk berbagi ilmu, agar yang lain bisa menulis surat dengan sopan (bila ingin). Bukannya untuk menuliskan surat bagi mereka yang berkepentingan. :)

excellent
thanx for u’re information

tres bien…merci

tolong kasih contoh surat untuk nenek dalam bahasa inggris

pak.. tolonk krimkan dunk.. contoh surat izin sakit di perkuliahan dalam bahasa inggris… pleas pak..kirim kemail ini pak…

makasih contoh suratx..sy sangat terbantu sekali.
kebetulan bos orang asing..tentux hrs bs bikin surat resmi dlm bhs inggris
makasih

MANA SICH SURAT BAHASA INGGRISNYA ;p

thx very much :)

matur nuwun ya… amat membantu,

check block format letter:
http://writers-lab.blogspot.com

Q mw mnta tlong nie bwtin aq surat memperkenalkan pacar kpd OrTU dlm b. Inggris.. Please bntuin aq yach!!

hey,, gmna cranya nulis surat resmi buat gaji,,

yg bertanda tangan d bwah ini,, tolong kirim secepatnya yaa,,

tnx bgt.,,

Untuk mas dan mbak yang meminta saya untuk menuliskan surat, maaf saya tidak membuka jasa penulisan surat. Tujuan saya menulis tips ini untuk membantu pelatihan menulis. Kalau selalu meminta dibuatkan, kapan latihannya? Silahkan menulis surat pelan-pelan. Tidak perlu menggunakan kosa kata “canggih” dan jangan takut menulis hanya karena merasa kosa kata yang digunakan sederhana. Selama informasi yang ingin disampaikan jelas dan cara penyampaian cukup sopan, surat yang akan dibuat akan diterima dengan baik. Selamat menulis. :)

that good but I need more complete one

mt mlm, saya ingin membuat surat permohonan maaf dalam bahasa Inggris.Caranya aku belum tahu,kalau boleh Bapak/Ibu berkenan memberikan saya contohnya.

Atas perhatian Bapak/Ibu,saya ucapkan terimah kasih.

tolong donk ada yang tahu contoh email dalam bahasa inggris untuk sekretaris buat udangan meeting, menolak ajakan meeting , dll aku butuh bgt secara bos ku mau yang sempurna ..tolong ya thanks

tolong dunnkk. buatin surat ijin gak kul cz ada urusan kluarga yg gak bsa ditinggalinn… helpppp meeee..
ukaayyyy

nimbrung ya….
dapat tugas dari Boss buat surat permohonan rekanan dalam sebuah program, saya buat begini :

——————————-
Dear Mr. XXXXX

Here by this letter we would like to inform you about The Infrastructure Contract Training event that we mentioned in our conversation before. The event in major will discuss not only the basic but also any cotemporary and actual concepts and terms on constructing and evaluating an infrastructure contract.
It has become our concern that you had given few lecturing classes in contract-terms, let alone your highly recommended performance in contract-base cases as a lawyer. Just by those qualities, we are having great expectation to invite your involvement in this event. We like to have you as a source-speaker/ a facilitator in The XXXXXX XXXXX Training. The event itself will be held on 15th, 16th, and 17th of July. Along with you, as facilitators we have Mr. XXXX XXXXX (Director of XXXXX Analysis from XXXXX), Professor XXXXXX, and Mr. XXXX XXXXXXX.
We are looking forward to hear from you. May this day is one blessing day for you, thank you.

Sincerely yours,

XXXXXXXXXXXXXXXX
Dean
XXXX Faculty of XXXXXXX University

————————————
surat ini saya desain agar sifatnya lebih pribadi dan akrab, tapi bos minta seperti undangan yang pakai pointer…waduh, lalu saya ganti jadi begini:

—————————–

Dear Mr. Bisset

Here by this letter we would like to invite you as a source-speaker/ a facilitator in The XXXXX XXXX Training. The event, as mentioned is our conversation before, in major will discuss not only the basic but also any cotemporary and actual concepts and terms on constructing and evaluating an infrastructure contract.
It has become our concern that you had given few lecturing classes in contract-terms, let alone your highly recommended performance in contract-base cases as a lawyer. Just by those qualities, we are having a great expectation for your involvement in this event. The event will be held in
Location : XXXX Faculty’s Laboratory;
Date : 15th to 17th of July;
Time : from 09.00 am until 04.00 pm.
Along with you, as facilitators we have Mr. XXXXX XXXXX (Director of XXXX Analysis from XXXXX), Professor XXXX, and Mr. XXXX XXXX. Those particular persons we believe you already had acquaintance with.
We are looking forward to hear from you, especially for the schedule confirmation. May this day is one blessing day for you, thank you.

Sincerely yours,

XXXXX XXXXXXXX
Dean
XXXX Faculty of XXXXXX University
————————

surat kedua lsg pada intinya dulu sesuai permintaan bos, which one do you prefer?

eh ini bentuknya acak2an gak ya, secara alignmentnya ikut kotak kecil postingan ini

Mas, maaf ya kalau saya tidak bisa membalas sebelumnya. Saya kemarin sibuk dengan thesis. Mungkin sekarang sudah telat, tapi kalau saya masih bisa membantu, silahkan kirim surat ke email saya saja.

terima kasih tipsnya :D ini ni yang saya cari-cari :D

Salam. Mohon bantuan grammar check untuk kalimat dibawah ini:
– I’m looking forward to hearing from you soon
– I’m looking forward to hear from yo soon
– I look forward to hear from you soon
– I look forward to hearing from you soon

Terimakasih

Menurut saya, kalimat yang benar adalah:
– I am looking forward to hearing from you
– I look forward to hearing from you

Biasanya saya tidak menambahkan “soon” karena “look forward” sudah menekankan kalau saya menunggu jawaban secepatnya. Tapi tidak ada salahnya kalau anda mau menambahkan “soon” di akhir kalimat.

Semoga membantu.

pipit

Yg bener.
I am looking for you, but you not hearing me

mcm ane nk tulis surat letak jawatan??? pls…

aduh……..
aku gak tauk surat resmi kayak gimana….

makasih tips membuat suratnya yah. sangat berguna untukku. ^.^

so what????? please jabarkan saya kurang mengerti

Wow It’s a good article but it’s to long

it’s okeay thanks

mantap, boleh juga

Maff sebelumnya saya mau gabung, mnta emailnya bolee?

tips yang bermanfaat..

very interesting and 100% setujuuuuuu…. :)

Tlg beri contoh surat ucapan terimakasih kpd perusahaan yg membantu acara kita, frase opening,body and closing?

tips yang sangat berguna..

nah ini yg ane cari. ijin nyontek gan..
soalnya ane gak pinter bahasa inggris.hehe

thank you for your tips. it’s very usefull.


Where's The Comment Form?

Liked it here?
Why not try sites on the blogroll...

Follow

Get every new post delivered to your Inbox.

%d bloggers like this: