Masih tentang surat menyurat

Posted on August 28, 2006. Filed under: Kursus bahasa Inggris |

Berhubung ada pesan positif tentang tips menulis surat dalam bahasa Inggris, saya ingin menyambung tulisan saya tentang menulis surat pendek dan formal dalam bahasa Inggris. Kali ini saya mau memberikan sedikit tips tentang bagaimana membalas surat dalam bahasa Inggris.

Seperti yang sering saya ‘keluhkan’, salah satu tugas utama saya dalam pekerjaan adalah koresponden, dalam bahasa Inggris tentunya. Berhubung saya adalah salah satu orang dibalik pengorganisasian suatu acara, saya wajib untuk menjawab semua surat yang berhubungan dengan si acara dengan santun dan jelas. Setelah membalas ratusan surat dengan berbagai permintaan dan urusan, saya pun akhirnya mengerti pola pembalasan surat formal dalam bahasa Inggris.

Untuk menunjukkan pola membalas surat, saya ambil contoh surat di tulisan saya yang lalu saja ya:

Dear Madam, Dear Sir,

I am X, from Y. I am interested in Z.

I will be very grateful if you could inform me the application deadline and eligibility. I wonder if you could also send me the application form. If it is not possible, I will be thankful if you could inform me where I can find it.

I am looking forward to hearing from you. Thank you very much.

Sincerely yours,

X

Bagaimana kita harus menjawab surat sejenis ini?

Tips pertama:
Temukan dan tentukan kata kunci dalam surat. Apakah surat itu meminta informasi, memberikan informasi, berterima kasih, mengeluh, dsb. Dalam surat ini, kata kunci di surat: inform me, application deadline and eligibility, dan application form.

Berhubung surat ini meminta informasi, kita pun cukup membalas dengan memberikan informasi yang diminta. Informasi yang diminta adalah application deadline and eligibility, dan application form. Jadi pastikan kita menjawab permintaan si penulis surat.

Tips kedua:
Gunakan kembali kata kunci dalam surat. Ini tidak hanya mempermudah tugas kita dalam membalas surat, tapi juga memastikan kita menjawab semua pertanyaan dan permintaan si penulis.

Tips ketiga:
Jangan lupa untuk menggunakan kata pembuka dan penutup yang sopan. Jadi gunakanlah Dear Mr. X atau Dear Ms. X di awal surat. Kita pun bisa menambahkan kalimat ucapan terima kasih, contohnya: Thank you for your letter atau Thank for your interest in …

Untuk salam penutup, saya tetap anjurkan Sincerely yours, atau Best regards,. Sopan, formal, dan tidak berlebihan.

Tips keempat:
Ingatkan bahwa surat anda adalah sebuah surat balasan.

Untuk menunjukkan kalau kita sudah membaca surat si penulis dan menyatakan kalau surat kita adalah sebuah balasan, saya anjurkan untuk menggunakan In response to your email (or letter), I would like …
Kalimat singkat ini cukup penting, tidak hanya untuk lebih luwesnya sebuah surat balasan tapi juga untuk mengingatkan si penulis surat awal kalau dia pernah mengirim surat ke kita.

Pernyataan bahwa kita hanya menjawab apa yang pernah dikirim ke kita kadang bisa menghindarkan kita dari kesalahpahaman. Apalagi ketika surat menyurat berhubungan dengan sebuah negosiasi, dimana kedua pihak harus mengingat dan memahami dengan penuh semua informasi yang berkaitan dengan negosiasi tersebut. Dalam situasi dimana ada pemberian informasi dua arah, bisa juga menggunakan Following your email/letter on…, I would like

Tips kelima:
Pastikan jalur komunikasi tetap terbuka.

Kadang penulis surat akan memiliki pertanyaan baru sebagai reaksi dari jawaban kita. Untuk itu, sangat dianjurkan untuk memberikan nuansa ramah dan informatif di jawaban kita. Di akhir surat, saya biasanya selalu menggunakan: If you need any additional information, please do not hesitate to contact me.

Kalimat singkat ini menunjukkan keterbukaan kita akan pertanyaan dan membuat penulis surat tidak akan enggan untuk bertanya. Dengan memberikan undangan untuk bertanya kita pun akan menjaga komunikasi yang baik dengan yang lain. Menurut saya, komunikasi yang baik bisa menghasilkan hubungan yang baik, termasuk dalam bisnis atau pekerjaan.

Kalau tips di atas saya gunakan, maka balasan untuk si contoh surat akan tampak seperti ini:

Dear Ms. X,

Thank you for your interest in Z.

In response to your email, I would like to inform you that the application deadline is …. Regarding the application form, you may download it from the Z’s website at …. Detailed information regarding application’s eligibility is also provided on the website.

If you need any additional information, please do not hesitate to contact me.

Sincerely yours,

Saya

Mudah kan? Surat tetap singkat, padat, dan tepat sasaran. Penggunaan kata kunci akan mempermudah penulisan surat, sedangkan kalimat kesopanan akan memberikan sentuhan manusiawi pada email.

Tapi satu hal yang paling penting, usahakan menjawab email dengan cepat. Untuk email formal, mendapatkan email yang mengingatkan kita untuk membalas email sebelumnya bisa memberikan citra yang kurang baik di mata penulis surat.

Jadi, selamat berkorespondensi dalam bahasa Inggris.🙂

Make a Comment

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

5 Responses to “Masih tentang surat menyurat”

RSS Feed for Another try Comments RSS Feed

good posting !!

And don’t forget to spell check, please …

please feel free to contact me, if i could be of any further assistance.

huihihi.. bacalah sebagai, udah ya, ini udah eke jawab, jangan nanya lagi dumz ah!😀

sangat informatif…
nanya nih.. kalau PjH (pejabat harian) dalam bahasa inggris apa ya?

thx

saya butuh surat dlm bhs inggris menanyakan kelanjutan proses cv saya via email, t kasih u mbantu


Where's The Comment Form?

Liked it here?
Why not try sites on the blogroll...

%d bloggers like this: